Fib.Code pomaga organizacjom w wykrywaniu korupcji oraz kreowaniu kultury organizacyjnej opartej o integralność, przejrzystość i zgodność.
ISO 37001
Ustawa o jawności życia publicznego
ISO 19600
Compliance - zarządzanie ryzykiem braku zgodności postępowania z wymaganiami prawnymi
Compliance officer | Inspektor ds. Zgodności
Monitoring, kontrola i przewidywanie ryzyka w firmie
Usługa kompleksowego wdrożenia procedur antykorupcyjnych i zgodności kompatybilnych z nowelizowaną Ustawą o jawności życia publicznego, zmianą Ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych oraz Ustawą o zmianie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Usługa kompleksowego wdrożenia procedur antykorupcyjnych i zgodności kompatybilnych z nowelizowaną Ustawą o jawności życia publicznego, zmianą Ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych oraz Ustawą o zmianie ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
Dlaczego należy wdrożyć antykorupcyjny system zarządzania zgodny z normami ISO?
Dzięki wprowadzeniu systemu zarządzania ISO 37001 (certyfikacja nie jest obligatoryjna) możliwe będzie stworzenie procedur umożliwiających ograniczenie ryzyka korupcji, wykrywanie i odpowiednie zarządzanie nim. Wdrożenie systemu pomaga również uzyskać pewność, że osoby pracujące w imieniu i na rzecz firmy (np. partnerzy, podwykonawcy, dostawcy i pośrednicy) działają uczciwie. W rezultacie zmniejsza się ryzyko oskarżenia o nieprzestrzeganie lokalnych lub międzynarodowych przepisów dotyczących zapobiegania korupcji.
Co najważniejsze – wdrożenie według wyżej wymienionych wymagań, gwarantuje osiągnięcie pełnej zgodności z wymaganiami procedowanych ustawPodstawowe elementy wykonywanego wdrożenia:
1. Ankietyzacja
Poznanie organizacji, jej struktury i potrzeb. Zbadanie rynku głównego na którym działa, w tym zdefiniowanie szczególnych obszarów ryzyka.
2. Przegląd obowiązujących regulacji i zasad korporacyjnych w zakresie pokrywającym się z ustawą.
Analiza stanu bieżącego w zakresie stosowanych praktyk antykorupcyjnych, przeciwdziałających nadużyciom czy procedur whistleblowing.
3. Przygotowanie planu dostosowawczego.
Zarysowanie planu dostosowawczego na podstawie danych zebranych zgodnie z zebranymi informacjami o przedsiębiorstwie.
4. Opracowanie Kodeksu Etyki
Określenie wartości, na których opiera się kultura firmy i zasad jakie ma realizować w codziennej działalności, wytypowanie postaw pożądanych a także nieakceptowanych w organizacji. Umożliwienie spójnego zarządzania kwestiami etycznymi w organizacji.
5. Opracowanie umownych klauzul antykorupcyjnych.
Przygotowanie klauzul dla kontrahentów nakładających obowiązek zapoznania się i przestrzegania zasad etyki danej organizacji. Szczególnie istotne wobec dostawców usług pośrednich świadczących usługi wspomagające względem klientów organizacji.
6. Opracowanie procedury i wytycznych dotyczących otrzymywanych prezentów
Zapobieganie tworzeniu relacji nieformalnych i korupcjogennych.
7. Opracowanie procedur Whistleblowing - opracowanie procedur informowania właściwych organów przedsiębiorcy o propozycjach korupcyjnych
Opracowanie procedury zgłoszeń bezpośrednich do dedykowanego działu z użyciem kanałów telekomunikacyjnych (poczta, strona www itp), zapewniających transparentne i jednocześnie niejawne lub anonimowe rozpatrzenie zgłoszenia.
8. Opracowanie wewnętrznych procedur postępowania w sprawie zgłoszenia nieprawidłowości
Opracowanie procedury działań wewnętrznych w przypadku wykrycia nieprawidłowości, ramy postępowań wyjaśniających - co się dzieje z informacją po zgłoszeniu, kto jest odpowiedzialny za przeprocesowanie zgłoszenia, jakie są procedury ochrony zgłaszającego i jakie działania mogą lub powinny być podjęte po zgłoszeniu.
9. Wdrożenie - przygotowanie komunikacji zarządczej
Dla skuteczności wdrożenia, konieczne jest spójne i widocznie poparcie dla etyki i przestrzegania reguł compliance, wyznaczenie standardów, wspieranie etycznego przekazu liderów organizacji.
10. Szkolenie podnoszące świadomość
Analiza stanu bieżącego w zakresie stosowanych praktyk antykorupcyjnych, przeciwdziałających nadużyciom czy procedur whistleblowing.
Podstawowe elementy wykonywanego wdrożenia:
- Ankietyzacja
- Przegląd obowiązujących regulacji i zasad korporacyjnych w zakresie pokrywającym się z ustawą
- Przygotowanie planu dostosowawczego
- Opracowanie Kodeksu Etyki
- Opracowanie umownych klauzul antykorupcyjnych
- Opracowanie procedury i wytycznych dotyczących otrzymywanych prezentów
- Opracowanie procedur Whistleblowing - opracowanie procedur informowania właściwych organów przedsiębiorcy o propozycjach korupcyjnych
- Opracowanie wewnętrznych procedur postępowania w sprawie zgłoszenia nieprawidłowości
- Wdrożenie - przygotowanie komunikacji zarządczej
- Szkolenie podnoszące świadomość
Zlecając naszej firmie dochowacie Państwo staranności w działaniu w zakresie spójności z Ustawą, zabezpieczycie w należyty sposób interes Przedsiębiorstwa i uzyskacie gwarancję zgodności na wykonaną usługę.
Przedsiębiorcy oraz jednostki sektora finansów publicznych będą mieć jedynie sześć miesięcy na wdrożenie przewidzianych przez ustawę rozwiązań odnośnie wewnętrznych procedur antykorupcyjnych.
Projektowana ustawa wymaga skuteczności procedur i ustala minimalne wymagania w tym zakresie. Tylko wdrożenie uwzględniające najlepsze dostępne praktyki oraz bazujące na wymaganiach norm zarządzania jakością gwarantuje bezpieczeństwo. Na stronach Rządowego Centrum Legislacji można śledzić bieżące etapy prac nad ustawą.
Fib.Code analizuje i wdraża wymogi projektowanej ustawy a także oferuje rozwiązanie kompleksowe, dopasowane kształtem do potrzeb danej organizacji, uwzględniające specyfikę zarówno przedsiębiorstwa jak i branży.
Warto już teraz postarać się o wdrożenie odpowiednich elementów. W przeciwnym wypadku przedsiębiorca może podlegać karze pieniężnej w wysokości od 10 000,00 do 10 000 000,00 złotych, a na kierownika jednostki sektora finansów publicznych może zostać nałożona sroga grzywna.
Uzupełnienie ISO 37001 w postaci normy ISO 19600 – Compliance
Wszystkie firmy prowadzące działalność gospodarczą lub publiczną muszą brać pod uwagę potrzeby i oczekiwania wszystkich stron zainteresowanych. Aby zapewnić ciągłość działania i istnienie w przyszłości, muszą utrzymywać zrównoważoną i uczciwą działalność. Oznacza to prowadzenie tej działalności w zgodzie z oczekiwaniami stron zainteresowanych, w tym w zgodności z wymaganiami prawa i innymi regulacjami, do których przestrzegania organizacja się zobowiązała.
Większość zarządzających firmami lub instytucjami publicznymi codziennie, przed podjęciem każdej decyzji, analizuje intuicyjnie ryzyko biznesowe, reputacyjne, czy np. ryzyko niespełnienia wymagań prawnych. Liczne badania potwierdzają, że w klasyfikacji zagrożeń przedsiębiorcy stawiają na pierwszych miejscach właśnie kwestie utraty lub pogorszenia reputacji oraz ponoszenia odpowiedzialności prawnej.
Każda działalność gospodarcza lub publiczna obłożona jest regułami i przepisami prawa. Niezależnie od charakteru działalności mogą wystąpić niezgodności i naruszenia. Dotyczy to relacji wewnętrznych i zewnętrznych organizacji, wszystkich jej szczebli struktury organizacyjnej. Źródła błędów mogą tkwić w stosowanych systemach, w zachowaniach i postępowaniach ludzi, świadomych lub nieświadomych. System zgodny ze wskazaniami tej normy może być wdrożony w dużych przedsiębiorstwach sektora prywatnego i państwowego, ale także w małych i średnich przedsiębiorstwach. Wynika to z zastosowania zasady elastyczności i proporcjonalności. Zawsze obowiązuje postulat zharmonizowania tego systemu z istniejącymi już systemami zarządzania, takimi jak ISO 9001, ISO 14001 ISO 45001 (BHP) i innymi.
Wdrożenie systemu zarządzania zgodnością przez Fib.Code wiąże się z szeregiem korzyści dla organizacji i jej stron zainteresowanych, m.in.:
- Ograniczenie lub eliminacja ryzyka utraty reputacji dzięki systemowi wczesnego ostrzegania i formalizowania działań zapobiegających materializacji zagrożeń,
- Ograniczenie prawdopodobieństwa ponoszenia odpowiedzialności prawnej wynikającej z naruszeń prawnych i regulacyjnych (np. prawo pracy, ustawy, rozporządzenia, normy, kodeks karny, prawo ochrony konkurencji i inne),
- Lepsze zarządzanie bezpieczeństwem danych,
- Włączenie wszystkich (najwyższe kierownictwo, kierownicy, pracownicy) w realizacje zrównoważonego działania i rozwoju organizacji, budowę ładu organizacyjnego oraz stosowanie wspólne narzędzi budowania kultury etycznej i prawnej,
- Skuteczniejsze, bieżące monitorowanie obszarów szczególne wrażliwych i narażanych na nieprawidłowości i nadużycia i sformalizowane planowanie i realizacja działań korygujących i zapobiegawczych,
- Zwiększenie prawdopodobieństwa osiągania założonych celów biznesowych,
- Formalne włączenie polityki zgodności do innych wewnętrznych polityk i praktyk,
- Możliwość poddania zewnętrznej, obiektywnej ocenie stopnia doskonałości organizacji w stosunku do wymagań prawa i etyki biznesu.
Główne elementy systemu gwarantujące zgodność z wymaganiami nowelizowanej Ustawy o jawności życia publicznego, zmieniającej się Ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych wdrażane są równolegle z ISO 37001.
W sytuacji wdrożenia polityk spójności z Ustawą o Jawności Życia Publicznego - Funkcji Inspektora do Spraw Zgodności nie powinna pełnić osoba z wewnątrz organizacji.
Skuteczność i brak pozorności
Ustawa przewiduje wymóg podejmowania środków:
- organizacyjnych,
- kadrowych,
- technicznych,
- prawnych,
mających na celu przeciwdziałanie tworzeniu otoczenia sprzyjającego przypadkom popełnienia przestępstw.Jednocześnie wskazuje się, że środki te muszą być:
- skuteczne i nie mogą być pozorne.
Oznacza to, że mają one w sposób realny udaremniać lub utrudniać popełnianie przestępstw korupcyjnych, a nie być jedynie „listkiem figowym”.
Compliance Officer
minimalizuje ryzyko braku zgodności działań przedsiębiorstwa z regulacjami prawnymi, normami, bądź zestawami zaleceń, w celu zapobiegania stratom finansowym lub utracie reputacji.
Ustawa o Jawności Życia Publicznego będzie nakładała na przedsiębiorcę stosowanie wewnętrznych procedur antykorupcyjnych poprzez podejmowanie środków organizacyjnych, kadrowych i technicznych mających na celu przeciwdziałanie tworzeniu otoczenia sprzyjającego przypadkom popełnienia przestępstw.
Ustawa nie zawiera wyczerpującego katalogu wymagań odnośnie wewnętrznych procedur antykorupcyjnych. Nie mówi się także o możliwości wydania, wzorem innych państw, swoistego podręcznika – zbioru skonkretyzowanych wytycznych, którymi kierować można by się tworząc program antykorupcyjny w organizacji. Działania przedsiębiorcy obarczone są zatem ryzykiem uznania przez CBA, że wprowadzony program antykorupcyjny jest nieskuteczny lub pozorny. Drogą do uniknięcia tej sytuacji jest odwołanie się do normy ISO 37001 Anti-Bribery Management Systems, która zawiera podlegające certyfikacji wytyczne odnośnie tworzenia i zapewnienia skuteczności programu antykorupcyjnego w organizacji. Norma ma szerzy zakres zastosowania niż ustawa i pozwala na kompleksowe zarządzanie ryzykiem korupcji w organizacji.
Zakres oferty obejmuje
- Dbanie i odpowiedzialność za ochronę danych osobowych
- Unikanie konfliktu interesów
- Właściwe postępowanie z informacjami poufnymi
- Przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowemu terroryzmu
- Weryfikowanie i przestrzeganie prawa w zakresie zawieranych umów
- Nadzór nad zgodnością z prawem działalności maklerskiej i powierniczej
- Doradztwo w zakresie stosowania nowo wprowadzanych oraz obowiązujących przepisów prawa i standardów rynkowych dla jednostek organizacyjnych
- Współpraca z kancelariami prawnymi
- Obowiązek przekazywania do wiadomości publicznej oraz do organów nadzoru przewidzianych prawem raportów na temat zdarzeń związanych z działalnością przedsiębiorstwa
- Przestrzeganie zasad wręczania i przyjmowania prezentów przez członków władz i pracowników
