Fib.Code kompleksowo dostosowuje firmy do dyrektywy o ochronie sygnalistów, opracowując niezbędne procedury i polityki, udostępniając bezpieczne narzędzie do komunikacji oraz zasób kadrowy, potrzebny do obsługi zgłoszeń nieprawidłowości.
Kim jest sygnalista i czego dotyczy dyrektywa o sygnalistach?
Posługując się najprostszą definicją, sygnalista to osoba zgłaszająca zaobserwowane nieprawidłowości, ujawniająca informacje w trosce o interes publiczny i dobro wspólne. Informacje te mogą dotyczyć tego, co zabronione, nielegalne czy szkodliwe. Zakłada się, że sygnalista zawsze działa w imieniu wyższego dobra i na rzecz państwa, jako funkcjonariusz publiczny. Samo pojęcie (ang. whistleblower) początkowo związane było ze sportem i łączyło się z funkcją arbitra, który za pomocą gwizdka informował na boisku o zagraniu niezgodnym z regułami gry. O ile sygnalista - w kontekście swojej nowej roli - zachował prymarną funkcję i nadal zgłasza zaobserwowane nieprawidłowości, to dyrektywa o sygnalistach wchodząca w życie z dniem 17 grudnia 2021 r. pozwala mu na robienie tego w sposób anonimowy, niejako rozkładając nad nim (osobami, które pomogły mu w pozyskaniu informacji czy jego rodziną) parasol ochronny, zapewniając bezpieczeństwo przed odwetem ze strony osób, których zgłoszenie (bezpośrednio lub pośrednio) dotyczy. Ochrona sygnalistów w Polsce powinna zostać poparta ustawą (nad którą prace wciąż trwają) – jeśli ochrona sygnalistów nie zostanie uregulowana do połowy grudnia 2021 r. przez polskiego ustawodawcę, bezpośrednio obowiązywać nas będą przepisy dyrektywy. Rozporządzenie o ochronie sygnalistów wskazuje, że whistleblower – w związku z działalnością zawodową, jaką prowadzi (pracując dla danej organizacji publicznej bądź przedsiębiorstwa prywatnego, czy utrzymując z jednym lub drugim podmiotem kontakty) najczęściej jako pierwszy pozyskuje informacje o zagrożeniach dla interesu publicznego - odgrywa tym samym kluczową rolę w ochronie społecznego dobra. Europejska dyrektywa o sygnalistach w założeniu ma przeciwdziałać nadużyciom i sprawić, by każdy, kto w dobrej wierze zgłasza informacje o nieprawidłowościach mógł czuć się bezpiecznie.
Po co komu dyrektywa o ochronie sygnalistów?
Z badań wynika, że 70% osób, które dostrzegają nieprawidłowości w swoim miejscu pracy zgłaszałyby je, gdyby zapewniono im anonimowość. Ludzie, bojąc się społecznego (i ekonomicznego) ostracyzmu związanego z mylnym postrzeganiem sygnalizowania jako donosicielstwa, nawet jeśli są w posiadaniu dowodów nadużyć, jakie mają miejsce np. w dziale, w którym są zatrudnieni – wolą milczeć. Zaistniała zatem potrzeba ochrony tych, którzy chcą uczciwie uczestniczyć w budowie organizacji transparentnej i funkcjonującej zgodnie z prawem. Dyrektywa o sygnalistach wskazuje bezpośrednio pewne mechanizmy ochrony sygnalistów, które należy wdrożyć, by móc tworzyć bezpieczne środowisko na gruncie lokalnym, państwowym i europejskim. Celem głównym jest ustanowienie przepisów chroniących prywatność sygnalistów i ich prawo do anonimowego zgłaszania naruszeń, co zabezpieczy ich (i ich rodziny) przed ewentualnymi działaniami odwetowymi.
Czy wdrożenie dyrektywy o sygnalistach jest obowiązkowe?
Tak. Z dyrektywy wynika, że w pierwszej kolejności do nowych przepisów i regulacji dostosować się muszą podmioty publiczne i duże przedsiębiorstwa, a następnie przedsiębiorstwa średnie.
Podmioty prywatne, czyli podmioty, które:- posiadają więcej niż 50 pracowników,
- mają roczny obrót handlowy lub roczną sumę bilansową o wysokości co najmniej 10 mln EUR,
- mają dowolną wielkość, ale prowadzą działalność w sektorze usług finansowych bądź są podmiotami narażonymi na ryzyko związane finansowaniem terroryzmu lub praniem pieniędzy.
- administracja państwowa,
- administracja regionalna,
- gminy mające więcej niż 10 tysięcy mieszkańców,
- inne podmioty, które podlegają prawu publicznemu.
Od kiedy ochrona sygnalistów ma obowiązywać w Polsce?
Choć polska ustawa o sygnalistach nie jest jeszcze gotowa (ustawa o sygnalistach implementująca rozporządzenie ma zostać wprowadzona do polskiego prawa do 16 grudnia 2021 r.), to przedsiębiorcy już teraz powinni rozpocząć proces przygotowań do przyjęcia dyrektywy.
Podmioty zatrudniające powyżej 250 pracowników są zobowiązane do wdrożenia odpowiednich mechanizmów raportowania nieprawidłowości już do 17 grudnia 2021 r.
Podmioty zatrudniające od 50 do 249 pracowników – do 17 grudnia 2023 r.
Jaki jest cel dyrektywy o sygnalistach?
Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, tzw. dyrektywa o ochronie sygnalistów, ma zagwarantować ochronę osobom, które zgłaszają naruszenia (sygnalizują nieprawidłowości). Najważniejszym założeniem dyrektywy o sygnalistach jest zatem nakaz zapewnienia bezpiecznego i gwarantującego anonimowość kanału komunikacji, przez który można będzie informować o naruszeniach.
Kto bywa nazywany sygnalistą?
Sygnalistą jest każdy, kto posiada informacje dotyczące funkcjonowania przedsiębiorstwa, czyli:- pracownik w szerokim tego słowa znaczeniu (zgodnie z prawem UE, nazwiemy nim każdego, kto wykonuje rzeczywistą i efektywną pracę, za którą pobiera wynagrodzenie, pod kierownictwem innej osoby),
- wspólnik lub akcjonariusz, członkowie organów spółek,
- osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców, dostawców,
- wolontariusze i stażyści (niezależnie od tego, czy otrzymują wynagrodzenie).
Sygnalistą bywa nazwany ktoś, kto posiada dowody zaobserwowanych nieprawidłowości lub ma uzasadnione podstawy, by uważać, że przekazywane przez niego informacje są prawdziwe. Zostaje on na tej podstawie objęty ochroną prawną. Wystarczy zatem przeświadczenie o słuszności własnej teorii, poparte okolicznościami i znanymi faktami, niezależnie od tego, czy – podczas śledztwa – raportowane informacje się potwierdzą czy nie.
Ponadto, o status sygnalisty może ubiegać się:- osoba, która nie jest już pracownikiem, ale informację na temat nieprawidłowości nabyła w ramach stosunku pracy,
- kandydat na pracownika - osoba, która o naruszeniach dowiedziała się podczas procesu rekrutacji,
- potencjalny kontrahent, który o nieprawidłowościach dowiedział się przed podpisaniem z przedsiębiorstwem umowy.
Jak zostać sygnalistą? Wystarczy wejść w posiadanie informacji o nadużyciu prawa, zaniechaniu, potencjalnym naruszeniu i dokonać zgłoszenia na jeden z trzech możliwych sposobów.
W jaki sposób sygnalista może zgłosić naruszenia?
Sygnalista może dokonać zgłoszenia na trzy sposoby:- w sposób publiczny może poinformować o nadużyciach pracodawcy,
- poprzez kanały zewnętrzne może poinformować władze publiczne o nadużyciach pracodawcy,
- poprzez kanały wewnętrzne może zgłosić zaobserwowane nadużycia pracodawcy.
Przy czym dyrektywa o sygnalistach sugeruje, by sygnalista – poprzez wyznaczone przez przedsiębiorstwo bezpieczne kanały komunikacji – informował o nieprawidłowościach najpierw zakład pracy, a dopiero później kolejne instancje. Posiadanie systemu zgłoszeń zapewniającego anonimowość pozwoli firmie rozwiązywać problemy wewnętrznie, weryfikować otrzymane informacje i działać bez strat wizerunkowych, które powstawałyby, gdyby sygnalista od razu zgłaszał zaobserwowaną sytuację np. do mediów.
W jaki sposób dyrektywa chroni sygnalistę?
By chronić sygnalistów, dyrektywa wprowadza bezwzględny zakaz działań odwetowych (zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich), dodatkowo wskazując środki o charakterze materialnoprawnym (sygnalista ma prawo do pełnego odszkodowania za poniesione szkody), proceduralnym (sygnalista nie ponosi żadnej odpowiedzialności wynikającej m.in. z tytułu naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa, zniesławienia, naruszenia praw autorskich, jeśli ujawnienie pewnych informacji wydawało się być sygnaliście niezbędne do zgłoszenia nieprawidłowości), hybrydowym. Dyrektywa o sygnalistach zakłada również wsparcie dla osób zgłaszających/chcących zgłosić naruszenie. Mają to być działania informacyjne, porady prawne przed dokonaniem zgłoszenia, a także zapewnienie pomocy prawnej już na etapie toczącego się postępowania karnego lub cywilnego. Każdy sygnalista może uzyskać zaświadczenie, kwalifikujące go do objęcia ochroną.
Co ważne: ochrona sygnalistów w Polsce jest obligatoryjna.
Nikt nie może się zrzec przewidzianej w dyrektywie ochrony – ani w formie kontraktowej (w ramach warunków płacy i pracy), ani w formie wewnętrznej regulacji (obowiązującej wewnętrznie polityki).
Jakie nowe obowiązki spadną na przedsiębiorców?
Dyrektywa o ochronie sygnalistów nakłada na przedsiębiorców w Polsce obowiązek stworzenia wewnętrznych kanałów umożliwiających pracownikom zgłaszanie nieprawidłowości (np. udostępnienia bezpiecznej aplikacji, która gwarantować będzie anonimowość sygnaliście), opracowania odpowiedniej polityki wewnętrznej, wyznaczenia osoby odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń i reagowania na nie.
Zakres naszej oferty obejmuje pełne dostosowanie przedsiębiorstwa do wymogów dyrektywy o ochronie sygnalistów (wraz z udostępnieniem bezpiecznego komunikatora oraz możliwością outsourcingu funkcji Compliance officera – osoby przyjmującej zgłoszenia).
W skład pakietów wraz z aplikacją Whistleblower wchodzi:
Audyt przedsiębiorstwa
Identyfikacja, analiza ryzyka i ocena braku zgodności
Przygotowanie pełnej dokumentacji wdrożeniowej: polityk, kodeksów, procedur
Wdrożenie Whistleblower – bezpiecznego systemu zgłaszania nieprawidłowości
Szkolenie stacjonarne lub e-learningowe
Outsourcing funkcji Compliance Officera (opcjonalnie)
