Fib.Code
Każde zgłoszenie trafia do rejestru i jest rozpoznawane przez Zarząd - bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 14 dni od jego otrzymania.
Nadzór nad usługą niezgodną z ustaleniami jest częścią naszego systemu zarządzania jakością. Reklamacje i skargi klientów oraz uczestników usług szkoleniowych i doradczych przyjmujemy w kilku równorzędnych kanałach, ewidencjonujemy w Rejestrze reklamacji i skarg, a wnioski z ich analizy trafiają na przegląd Kierownictwa.
14 dni
Maksymalny czas rozpatrzenia
4
Kanały zgłoszeń
100%
Zgłoszeń w rejestrze
0 zł
Opłata za zgłoszenie
Reklamację lub skargę może złożyć każdy klient Fib.Code oraz każdy uczestnik naszych usług szkoleniowych i doradczych - także wtedy, gdy umowę na usługę zawarł jego pracodawca albo operator dofinansowania.
Podmioty, które zawarły z nami umowę na doradztwo prawne, wdrożenie systemu zarządzania, usługi IT lub szkolenie - w tym zamawiające usługę dla swoich pracowników.
Osoby biorące udział w szkoleniu stacjonarnym lub zdalnym, niezależnie od tego, kto je zgłosił i kto finansuje usługę.
Osoby korzystające z doradztwa i usług rozwojowych, w tym usług rejestrowanych w Bazie Usług Rozwojowych.
Wszystkie kanały są równorzędne - wybierz najwygodniejszy. Zgłoszenia trafiają na dedykowaną skrzynkę, do której dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione do obsługi reklamacji.
Wiadomość z formularza kierujemy na tę samą dedykowaną skrzynkę reklamacyjną.
Reklamacja w formie pisemnej - termin liczymy od otrzymania korespondencji.
Zgłoszenie telefoniczne przyjmujemy i potwierdzamy pisemnie lub mailowo, żeby jego treść i data były bezsporne.
Nie ma obowiązkowego formularza - rozpatrzymy każde zgłoszenie. Te informacje pozwalają nam jednak ustalić stan faktyczny bez dopytywania i skrócić czas rozpatrzenia.
Imię i nazwisko lub nazwa firmy oraz adres do korespondencji - pocztowy albo e-mail.
Nazwa usługi, data i forma realizacji, numer umowy albo numer karty usługi w Bazie Usług Rozwojowych.
Czego dotyczy zastrzeżenie i na czym polega rozbieżność z tym, co zostało uzgodnione.
Sposób załatwienia sprawy, na którym Ci zależy - z katalogu świadczeń niżej albo własna propozycja. Nie jest to warunek rozpatrzenia zgłoszenia.
Materiały, korespondencja, zrzuty ekranu, zaświadczenia - wszystko, co pozwala odtworzyć przebieg usługi.
Kiedy wystąpiła niezgodność. Termin 14 dni liczymy od otrzymania zgłoszenia, a nie od daty zdarzenia.
Reklamacje rozpoznaje Zarząd Fib.Code. Ocenia dwie rzeczy: czy zgłoszenie jest merytorycznie zasadne oraz czy nie stanowi w istocie zmiany wcześniej uzgodnionego zakresu realizacji usługi.
Zgłoszenie trafia na dedykowaną skrzynkę, do której dostęp mają wyłącznie osoby upoważnione, i zostaje wpisane do Rejestru reklamacji i skarg.
Potwierdzamy przyjęcie zgłoszenia pisemnie lub mailowo. Zgłoszenie telefoniczne potwierdzamy w ten sam sposób, wraz z jego treścią.
Ustalamy stan faktyczny, w razie potrzeby prosimy o uzupełnienie informacji. Zarząd ocenia zasadność zastrzeżenia i jego wpływ na realizację usługi.
Przekazujemy pisemnie lub mailowo decyzję - reklamacja zasadna albo niezasadna - wraz z uzasadnieniem, a przy decyzji pozytywnej z proponowanym świadczeniem i terminem jego wykonania.
Przy reklamacji zasadnej wybieramy wspólnie świadczenie z katalogu niżej i ustalamy termin. Sprawę zamyka wykonanie tych ustaleń albo odstąpienie klienta od roszczeń.
Analizujemy rodzaj i przyczyny wady oraz jej możliwy wpływ na inne procesy i usługi. Wnioski wraz z wyceną kosztów omawiamy na przeglądzie Kierownictwa.
Uznanie reklamacji kończy się konkretnym świadczeniem, nie samym przyznaniem racji. Pierwszeństwo ma doprowadzenie usługi do stanu zgodnego z ustaleniami - rozliczenie finansowe wchodzi tam, gdzie naprawa jest niemożliwa albo straciła dla Ciebie wartość. Wybrany środek i termin jego wykonania wpisujemy do stanowiska, więc masz je na piśmie.
Ponowne przeprowadzenie szkolenia albo pojedynczego modułu, powtórna sesja doradcza, powtórna walidacja efektów uczenia się - bez dodatkowej opłaty.
Korekta opinii prawnej, dokumentacji systemu zarządzania, raportu z audytu lub testów, zaświadczenia i pozostałych dokumentów przekazanych w ramach usługi.
Dodatkowa sesja konsultacyjna, dodatkowe godziny doradztwa, brakujące materiały, dostęp do nagrania lub platformy - gdy usługa była niepełna, a nie wadliwa.
Jeżeli zastrzeżenie dotyczy sposobu prowadzenia zajęć albo współpracy, dalszą część usługi realizuje inna osoba z zespołu.
W testach penetracyjnych i audytach: ponowna weryfikacja tego zakresu, w którym stwierdziliśmy wadę własnej pracy.
Proporcjonalnie do zakresu niezgodności. Stosujemy je również wtedy, gdy usługa została już wykonana i nie da się jej powtórzyć.
Gdy odstępujemy od dalszej realizacji, bo niezgodność jest istotna i nieusuwalna, zwracamy wynagrodzenie za część niezrealizowaną.
Zamiast zwrotu możemy uzgodnić nieodpłatną realizację innej usługi z naszej oferty - o ile taka forma jest dla Ciebie korzystniejsza.
Informujemy Cię, jakie działanie korygujące wdrożyliśmy, żeby ta sama wada nie powtórzyła się u innego klienta. To wymóg naszego systemu zarządzania jakością, nie kurtuazja - przyczynę wady i jej wpływ na inne procesy analizujemy w każdej uznanej reklamacji.
Przy usługach dofinansowanych - BUR, operator regionalny, projekt unijny - rozliczenie finansowe prowadzimy zgodnie z zasadami dofinansowania: część pokryta dotacją wraca do operatora, a nie do uczestnika, i wymaga jego akceptacji. Świadczenia naprawcze, czyli powtórzenie usługi, korekta dokumentów i retest, nie zależą od tej ścieżki.
Reklamacja nie służy zmianie wcześniej uzgodnionego zakresu usługi - to droga aneksu, nie reklamacji. Jeżeli zgłoszenie dotyczy w istocie nowego oczekiwania, wskazujemy to w stanowisku i przedstawiamy warunki rozszerzenia usługi, zamiast odrzucać sprawę bez wyjaśnienia.
Usługi szkoleniowe i doradcze rejestrowane w Bazie Usług Rozwojowych realizujemy zgodnie z rozporządzeniem Ministra Funduszy i Polityki Regionalnej z 28 lipca 2023 r. w sprawie rejestru podmiotów świadczących usługi rozwojowe (Dz.U. 2023 poz. 1686) oraz Regulaminem BUR. Uczestnikom tych usług przysługują dodatkowe uprawnienia.
Zakres, program, efekty uczenia się i warunki organizacyjne opisuje karta usługi w BUR. Reklamację oceniamy właśnie względem jej treści.
Dokument potwierdzający udział i osiągnięte efekty uczenia się wydajemy w terminie do 14 dni od zakończenia usługi.
Efekty uczenia się sprawdza osoba inna niż prowadząca zajęcia. Zastrzeżenia do wyniku walidacji rozpatrujemy w tym samym trybie co pozostałe reklamacje.
Szkolenia zdalne prowadzimy zgodnie ze Standardem Usług Zdalnego uczenia się - dotyczy to również wymagań technicznych i sposobu potwierdzania obecności.
Niezależnie od naszej procedury uczestnik oraz przedsiębiorca korzystający z dofinansowania mogą zgłosić uwagi operatorowi dofinansowania i skorzystać ze ścieżki przewidzianej Regulaminem BUR, w tym z ankiety oceny usługi.
Reklamacja jest dla nas sygnałem z systemu zarządzania jakością, a nie sporem. Dlatego rozpatrujemy ją według stałych reguł.
Sprawę rozpoznaje Zarząd, a nie osoba, której działanie jest przedmiotem zgłoszenia.
Dostęp do zgłoszeń mają wyłącznie osoby upoważnione do ich obsługi. Dane przetwarzamy zgodnie z polityką prywatności.
Stanowisko przekazujemy pisemnie lub mailowo - także wtedy, gdy zgłoszenie było telefoniczne.
Złożenie i rozpatrzenie reklamacji jest bezpłatne, niezależnie od jej wyniku.
Każde zgłoszenie trafia do Rejestru reklamacji i skarg wraz z wynikiem i podjętymi działaniami.
Przy reklamacji zasadnej badamy przyczynę wady i jej wpływ na inne procesy, a nie tylko usuwamy skutek.
Napisz na office@fibcode.com. Potwierdzimy przyjęcie zgłoszenia, a stanowisko wraz z proponowanym świadczeniem przekażemy nie później niż w ciągu 14 dni od jego otrzymania.
Niniejsza strona jest publicznym wyciągiem z wewnętrznej procedury świadczenia usług Fib.Code Sp. z o.o. w części dotyczącej nadzoru nad usługą niezgodną z ustaleniami, w wydaniu obowiązującym od 27 lipca 2026 r. Nie zastępuje ona postanowień umowy zawartej z klientem - w razie rozbieżności pierwszeństwo mają umowa oraz przepisy powszechnie obowiązujące. Fib.Code Sp. z o.o., ul. Rynek 29, 32-300 Olkusz, NIP 637-220-84-21.